NORMA UNE 420001:2024. SERVICIO DE ASESORAMIENTO Y GESTIÓN EMPRESARIAL PRESTADO POR ASESORÍAS, GESTORÍAS Y DESPACHOS PROFESIONALES
I.- Introducción
La Norma UNE 420001:2024, en adelante la Norma, publicada en septiembre del 2024 ha sido elabora por iniciativa de la Asociación Española de consultores de empresas (AECEM), para fomentar la excelencia en el servicio prestado por las asesorías de empresas, gestorías y despachos profesionales (En adelante, los despachos profesionales).
Según se aprecia en el apartado introductorio de la Norma, su finalidad es el:
- Cumplimiento de los requisitos legales en materia fiscal, laboral, contable o mercantil (Lo cual, constituye una permanente actualización legislativa de sus profesionales), así como
- Enlace fluido, eficaz y seguro con las Administraciones Públicas, con las que se relaciona como representantes legales o intermediarios de sus clientes.
En la actualidad, esa relación de enlace o intermediario entre la administración y el ciudadano, se lleva a cabo prácticamente de manera digitalizada, lo cual supone, que más temprano que tarde los despachos profesionales deberán estar certificados en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), como así están obligadas todas las entidades del sector privado que presten soluciones y servicios para el ejercicio de competencias y potestades administrativas al Sector Público (RD 311/2022).
II.- Necesidad de la Norma UNE: 420001
La necesidad de la Norma UNE 420001, radica en que este sector está constituido fundamentalmente por profesionales autónomos y pequeñas o medianas empresas, formados en su mayoría, por una plantilla entre solo dos a seis personas, y con carencia de una regulación específica en materia de calidad en sus servicios profesionales, que como admite la misma Norma, contribuyen al sostenimiento de la economía del país. Recordemos en este sentido, que en la época de la pandemia este sector fue declarado como una actividad esencial.
Para reforzar la necesidad indicada, recordemos también, que según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), en España existen más de 82.000 empresas dedicadas a servicios de gestoría, consultoría y al asesoramiento empresarial. La introducción de la Norma indica que en el 2024 existían 60.000 asesorías de empresas. A este número, habría que añadir unos 153.000 abogados existentes actualmente en nuestro país, unos 33.000 economistas y otros 25.000 graduados sociales (Datos del Consejo General de Colegios Oficiales de Graduados Sociales de España); que se dedican, gran parte de ellos, también a la gestión y el asesoramiento jurídico empresarial.
Por lo expuesto, parece justificada la necesidad de la Norma UNE 420001, como una Norma específica para establecer los requisitos y las buenas prácticas de un servicio de despachos profesionales en gestión empresarial y a particulares sólo en España (UNE, acrónimo de Una Norma Española).
III.- Diferencia entre la norma UNE 420001 y la ISO 9001
En primer lugar, diremos que la certificación de calidad siempre ha sido un paso voluntario fundamental para aquellos despachos profesionales o empresas que buscan mejorar sus procesos, incrementar la confianza de sus clientes y diferenciarse en un mercado competitivo.
Los despachos profesionales pueden obtener la certificación de calidad a través de dos Normas, la ISO 9001 y la UNE 420001, siendo esta última la que estamos analizando. Las diferencias más notables entre ambas Normas las resaltaremos seguidamente, y posteriormente, indicaremos ciertas recomendaciones que podrán ayudar a los despachos profesionales a la elección de una u otra Norma según su tamaño y ámbito geográfico de actuación:
• En cuanto a la Norma ISO 9001:
Esta Norma tiene un alcance internacional y se aplica a cualquier tipo de organización, independientemente de su sector o tamaño, y se centra en establecer un sistema de gestión de la calidad integral.
La ISO 9001, basa su estructura en el enfoque a procesos, considerando todos los aspectos de la organización (estratégicos, operativos y de soporte). Exige la identificación, evaluación y mejora continua de procesos.
Entre las ventajas de la Norma ISO 9001, podemos citar:
- El reconocimiento internacional, proporcionando credibilidad y
prestigio en los mercados internacionales, y la - Mejora integral o flexible, al permitir identificar la certificación de
todos los procesos, o bien, centrarla solo en ciertas áreas específicas
del despacho según sus necesidades.
• La Norma UNE 420001:
En cambio, la UNE 420001 está diseñada específicamente para el ámbito de las actividades de los despachos profesionales dentro del entorno regulatorio exclusivamente español.
Esta Norma, se centra en procesos y procedimientos específicos para la correcta prestación del servicio de gestión y asesoramiento legal empresarial,
detallando actividades y requisitos concretos que deben cumplir los despachos profesionales.
Entendemos que la UNE 420001, no permite incluir cualquier actividad o servicio, pero sí el asesoramiento jurídico y financiero empresarial.
El apartado 2.6 de la Norma 420001, define lo que constituye los servicios esenciales de la misma, incluyendo las obligaciones legales en materia fiscal, laboral, contable o mercantil.
Solo excluye de manera expresa los denominados:
- Servicios auxiliares, que los definen como los servicios no relacionados con el servicio de asesoría de gestión empresarial, poniendo como ejemplos la vigilancia normativa, la venta de seguros o la solicitud y tramitación de formación bonificada; los cuales normalmente, los despachos profesionales los tienen subcontratados, y los
- Servicios complementarios con los servicios esenciales de los despachos profesionales pero que no forman parte de estos a efectos de la Norma UNE 420001; añadiendo como ejemplo, la selección de personal, la gestión de RRHH, “la creación empresas” o la tramitación de herencias.
Entendemos poco afortunado el ejemplo de exclusión de la creación “de” empresas realizado por la Norma, pues dicha gestión legal, incumbe en la praxis generalmente a los asesores fiscales y/o mercantiles. Es decir, a las gestorías, asesoría de empresas y a los despachos profesionales.
De la literalidad de la norma, no observamos ninguna exclusión expresa a las materias jurídicas y financieras empresariales. Dicho lo cual, debemos entenderlas incluidas en el ámbito de la UNE 420001, a los que esta se refiere con la denominación de “despachos profesionales”. Lo contrario, sería negar a los despachos profesionales de graduados sociales y economistas, poder obtener los beneficios de dicha certificación.
Entre los beneficios de certificación en la Norma UNE 420001, podemos destacar: en primer lugar, que solo define los procedimientos detallados para la prestación de unos servicios específicos, lo que facilita su implementación y certificación en despachos pequeños y medianos. Por ende, supone un coste económico más reducido tanto en su implementación como en su certificación.
Como conclusión, a la hora de evaluar qué Norma aporta más valor al Despacho, si la especialización de la UNE 420001 o la versatilidad de la ISO 9001, se deberá analizar las dos siguientes variables.
La primera, si la certificación se ciñe exclusivamente a las actividades de asesoramiento legal empresarial, o bien, se desea abarcar otros servicios
complementarios o auxiliares a la gestión y el asesoramiento legal empresarial (Servicio esencial). Y la segunda, respecto al ámbito geográfico donde se van a desarrollar dichos servicios.
Así tenemos que, si el despacho profesional busca expandirse o captar clientes procedentes de mercados internacionales, o bien, su actividad de gestión y asesoramiento legal empresarial la va a complementar con otras actividades, la certificación en la ISO 9001 sería la más adecuada.
Por el contrario, si el despacho profesional está orientado exclusivamente al mercado español y al ejercicio de la gestión y el asesoramiento legal empresarial, deberá optar por la UNE 420001.
IV.- Beneficios de implementar la Norma UNE 420001
La certificación de la UNE 420001 aporta numerosos beneficios entre los que destacamos los siguientes:
- Confianza de los clientes y de las Administraciones Públicas. Los despachos profesionales certificados en la Norma mejoran su imagen y transmiten una mayor profesionalidad a sus clientes actuales, los potenciales, así como a las Administraciones Públicas con las que se relacionan.
- Mejora de la calidad de sus servicios profesionales. La norma obliga a los despachos profesionales a establecer procesos y procedimientos eficientes que deben ser percibidos por sus clientes; lo cual implica, una mayor calidad de sus servicios y una mejor atención a los clientes, eliminando errores y optimizando el tiempo en la prestación de los servicios.
- Cumplimiento normativo. La Norma obliga a los despachos profesionales a cumplir con la legislación. Esto reduce los riesgos de poder ser sancionados ante incumplimientos normativos, y evita al mismo tiempo, daños reputacionales en la imagen del despacho profesional.
- Diferenciación competitiva. Los despachos profesionales certificados en la Norma UNE 420001, se destacan frente a su competencia y se posicionan como referente en su sector.
V.- Aspecto que abarca la Norma UNE 420001
La UNE 420001 abarca los siguientes requisitos:
1º.- Obligaciones legales generales
Los despachos profesionales deben cumplir con todas las obligaciones legales aplicables, en particular:
• Estar al corriente de pago con la Seguridad Social y de sus obligaciones
tributarias, así como de
• Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
2º.- Políticas y códigos internos
• Un código ético o de buenas prácticas
• Políticas de seguridad de la información
• Política de desarrollo sostenible
3º.- Seguro de responsabilidad civil
4º.- Organización interna
• Establecimiento de responsabilidades
• Identificación y distribución de carteras (control de las ausencias de personal y las sustituciones para asegurar que se atienden, en todo momento, las obligaciones del cliente).
• Sistema de soporte para el cumplimiento de esta norma (Campañas de tareas periódicas).
• Equipamiento y licencias:
· Necesidad de invertir recursos en seguridad informática
· Software específico para asesoría de gestión
· Licencias en vigor y actualizadas (protección de la información y datos de los clientes).
· Copias de seguridad
· Mejora continua
• Protección de datos y confidencialidad
5º.- Actualización legislativa y formación continuada del personal
• Formación continuada
El plan de formación continuada debe incluir, al menos:
· Detección anual de necesidades de formación en:
· Todas las materias en las que se presta servicio (Derecho fiscal,
laboral, contable o mercantil).
· Protección de datos.
· Prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
· Cumplimiento con esta norma.
• Actualización legislativa
6º.- Prevención riesgos laborales
7º.- Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
8º.- Canal de denuncias
9º.- Cualificación profesional
Los despachos profesionales deben contar con al menos un profesional, con vinculación permanente, que tenga una titulación universitaria que le permita la colegiación en su respectivo Colegio Profesional.